Menaxhim Projektesh

Portofoli i projekteve

Jan 26 2011
0 Shpërndarje
Portofoli i projekteve

Në shumicën e rasteve, kërkesat për projekte arrijnë te CIO në formën e urdhrit dhe çdo palë e konsideron projektin që propozon si projektin më të rëndësishëm. Në vend që t’i menaxhoni këto relata një nga një, ju duhet të merrni në konsideratë implementimin e portofolit të projekteve.

Kjo mund të jetë një listë e thjeshtë në Excel, e cila do të përmbajë vetëm projektet e aprovuara. Të gjitha kërkesat për projekte të reja duhet të aprovohen nga një grup i cili do të mbulojë të gjitha interesat e organizatës. Aty duhet të keni udhëheqësit e financave, të shitjes, të marketingut etj. Do t’ju duhet të vendosni disa rregulla bazë në krijimin e këtij mekanizmi menaxhimi.

Së pari, do të duhet të vendosni cilat kërkesa do të konsiderohen projekte. Disa organizata vendosin një kufi në kohën që duhet për të kryer projektin (>40 orë = projekt), disa vendosin rregulla nga ana financiare (>$10,000 = projekt).

Përpara se të filloni, duhet të komunikoni që ky është portofoli i projekteve që po realizohen nga IT, kështu që ju duhet të siguroni dy vota: një votë që të diskualifikojë projektet nga ana teknike dhe një votë si anëtar i grupit aprovues.Vota e parë duhet të mundësohet përpara se kërkesa për projekt të paraqitet te grupi menaxhues. Në disa organizata ky kontroll realizohet me anë të Enterprise Architecture Review, mirëpo si fillim mund ta realizoni vetë duke komunikuar me udhëheqësit e organizatës sepse ju duhet të jeni vota vendimtare për ndryshime rrënjësore të teknologjive që përdoren në organizatë.

Nuk mund të aprovohet një projekt i cili kërkon që një departament të përdorë Oracle nëse ju nuk keni ekspertë ose vegla menaxhimi për këtë produkt. Juve duhet t’ju mundësohet të ndaloni projekte që do të dëmtojnë ose rrezikojnë sigurinë e të dhënave të organizatës për shkak të përdorimit të teknologjive të cilat nuk ofrojnë vegla menaxhimi të sigurisë dhe autorizimeve. Vota e dytë do të jetë e barabartë me votat e tjera të anëtarëve të grupit vendimmarrës. Ju përfaqësoni IT-të dhe duhet të mbroni ekipin që të mund të menaxhoni balancën e punës.

Ka momente kur të gjithë duhet të përvishemi dhe të punojmë me orar shtesë që të arrijmë të përballojmë kërkesat. Mirëpo nëse kjo është atmosfera e përhershme në ekipin e IT-së, kjo do të paraqesë probleme në zhvillimin dhe mbajtjen e talentit në ekip, kualiteti dhe efikasiteti do të fillojë të pësojnë rënie, etj.Si në çdo projekt, fillimi i implementimit përdhe ata që aprovojnë, po edhe udhëheqësit e ekipeve që po realizojnë projektet. Është mirë që të arrini të komunikoni edhe një shkallë prioriteti në portofol, në mënyrë që kushdo që do ta lexojë raportin javor, të mund të kuptojë se cili projekt për momentin është më i rëndësishëm se tjetri.

Se si do të vendosen prioritet varet nga mënyra e udhëheqjes së organizatës. Ka organizata ku CEO kërkon që të jetë fjala e fundit, ndërsa në organizata të tjera CEO nuk merret me portofolin e projekteve po me udhëheqjen strategjike të organizatës dhe kjo delegohet në nivelin e CIO, COO, CFO etj. Për më shumë artikuj mbi këtë temë, mund të kërkoni në Google me “Project Portfolio site:cio.com”.

Rreth Ilir Zenkut

Iliri është drejtor i IT-së pranë Universitetit të Çikagos, një nga universitetet më prestigjioze në botë. Karrierën e filloi në Shqipëri duke realizuar projektin e lidhjes së Internetit për Fondacionin Soros dhe rrjetin akademik @net në vitin e vështirë, 1997. Më vonë punoi si këshilltar për disa organizata amerikane për realizimin e disa projekteve në Kosovë. Një nga këshillat rezultoi në organizatën IPKO, një nga ISP-të më të suksesshme në Ballkan. Ai jeton e punon në Amerikë. Ka mbaruar për Informatikë në Fakultetin e Shkencave Natyrore pranë Universitetit të Tiranes dhe Master në IT Management në Illinois Institute of Technology, Chicago dhe momentalisht studion në University of Chicago Booth School of Business programin e udhëheqësve ekzekutivë. Është mbajtës i disa certifikatave duke përfshire PMP, Project Management Professional dhe anëtar në disa organizata prestigjioze profesionale në Amerikë (CHIME, HIMSS, AAMC, SIM, PMI, EDUCAUSE) dhe Shqipëri (AITA, APEN).

Lajmet e fundit>